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人が変わる・職場が変わる・経営が変わる

イキイキ職場で、商売繁盛

　職場での電話応対　　　　職場での受命と報告 　　　仕事の遂行　　　　職場でのあいさつ

職場での電話応対

見えない相手なので、誠意をもって明るくハッキリと、正確に要領よく応対しましょう。

電話の受け方
  1. ベルが鳴ったら
    ・メモ用紙を準備し、スグに出る
    ・こちらの会社名を名のる　−　　
    　　「ハイ、○○商事でございます」
    ・あいさつをする　−　
    　　「いつもお世話になっております」「毎度ありがとうございます」

  2. 名指しされたら
    ・相手会社を確認し　−
    　　「お待ちくださいませ。ただいま担当の山田とかわります」
    ・すぐに代わる　−　　
    　　「お待たせしました。山田でございます」

  3. 名指し人が出られないとき
    ・離席していればその旨を伝える
    ・不在で急用の際には、こちらから電話するよう告げる
    ・出張、外出などは出社日時を伝える
    ・代わりに用件を聞く。電話のたらいまわしはしないように

  4. 伝言を頼まれたとき
    ・用件を的確にメモする
    ・メモには相手の会社名、氏名、用件、日時、受信者名などをモレのないよう記載し、名指しされた人に確実に渡す
    ・自分名を告げ、正しく伝える旨の約束をする

  5. 話が終わったとき
    ・ていねいにあいさつする
    ・スグ受話器を置かず、相手が切ってから切るよう心がける
    ・受話器は静かに置く
電話のかけ方
  1. かける前の準備
    ・メモと筆記具を手元に置く
    ・話す要点を整理しておく

  2. 通話先が出たとき
    ・こちらの会社名、氏名を名のり、あいさつをしてから、相手をお願いする　−
    　　「○○会社の△△でございます。いつもお世話になっております。恐れ入りますが田中さんをお願いいたします。」

  3. 名指し人（相手）が出たとき
    　　「田中さんでしょうか。私○○会社の△△と申します。いつも大変お世話になっております。」
    ・前置きは簡潔に済ませ、早く本題に入る
    　　「さっそくですが、○○のことについて……どうぞよろしくお願いいたします。」

  4. 名指しの相手が不在のとき
    ・いる日（時間）を聞き、改めてかける
    ・伝言を頼むときは、相手の名前をうかがう
    ・代理の人でもよいときは、その人に頼む
    ・ときには、相手からかけてもらうが、相手が目上の人、役職者のとき、こちらからの頼みごとのときはこちらからかけるようにする。
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職場での受命と報告

命令と報告という基本的な関係がきちんと確立されてこそ、スムーズに仕事が流れます。

上司から指示・命令を受けたとき
  • メモを準備して要点を書きとめる
  • 内容を正しく判断、聞き落としがないか確認する
  • 上司の求めているものをつかみ、積極的に実行する

    【要点のまとめ方は ５Ｗ１Ｈ が基本です】
    　　What　（なにを）　　　Who　（だれが）　　　When　（いつ）
    　　Where　（どこで）　　　Why　（なぜ）　　　How　（どのように）
報告の仕方
  • 報告は求められてからするのでは遅すぎます
  • 悪い報告は早めにしてコトの大きくなるのを防ぎます
  • 失敗したらちゅうちょすることなく、すぐ上司に報告しましょう

    【仕事の完了時】
  • 完了後はすぐに命令をした人に報告
  • 解り易く簡潔に説明。報告の順序はまず　結論　→　理由　→　経過
  • 必要なときは資料を準備し説明

    【仕事の経過報告】
  • 見通しがついたとき
  • 仕事が一区切りしたときや、予定より長びくことがわかったとき
  • 指示された方針・方法では難しくなったとき
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仕事の遂行

企業にとって、そこで働く従業員の認識と仕事に取り組む姿勢は、企業活動を円滑に効率よく遂行させるために重要なことはいうまでもありません。常に問題意識をもって仕事に取り組みましょう。

  1. 顧客意識をもつ
    企業の繁栄は、取引先やお客様との良好な関係を基盤にしています。
    より良い人間関係を保つよう努めましょう。

  2. 原価意識をもつ
    仕事の結果に対して、常に効率よく、生産性を高めようと努力することが必要です。

  3. 改善意識をもつ
    改善は無限です。常に改善に対する意欲をもつ努力が必要です。

  4. 安全意識をもつ
    災害・事故のほとんどは偶然ではなく、日常の安全チェックの欠如から発生します。
    これらの原因を取り除くことが事故をなくします。

  5. 団体意識をもつ
    我々は会社の一員として組織で働くのであって、個人で働いているのではありません。
    このように団体としての意識をもつ必要があります。
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職場でのあいさつ

あいさつは、けじめをつける大切なマナーです。良い人間関係を確立し、気持ちの良い社会生活をおくるよう心がけましょう。

会社出入りの際
  • 「おはようございます」　（朝出社時、出社した上司や同僚を迎えるとき）
  • 「いってまいります」　（出かけるとき）
  • 「ただいま帰りました」　（出先から戻ったとき）
  • 「おそくなりました（申しわけありません）」　（遅刻したとき）
  • 「いってらっしゃい」　（上司・同僚が外出するとき）
  • 「お帰りなさい」　（上司・同僚が出先から帰ってきたとき）
  • 「おつかれさまでした」　（上司・同僚が退社するとき）
  • 「お先に失礼します」　（退社時）
来客に対しては
  • 「いらっしゃいませ」　−　「おはようございます」「こんにちは」
    （お客様を迎えるとき）

  • 「いつもお世話になっております」　（相手が名のったとき）

  • 「恐れ入りますが、どのようなご用件（どちらさま）でしょうか」
    （初対面の相手が名のらなかったとき）

  • 「おつかれさまでした」「ありがとうございました」
    (お客様が退社するとき）
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多摩 商工会議所：sysope@tamacci.or.jp